Cum se citeste/verifica o balanta contabila

ghidul firmei. tot ce trebuie sa stie un intreprinzator despre propria afacere

 

M-am întâlnit deseori cu oameni care aveau/făceau afaceri  și nu știau să interpreteze balanța contabilă ce o primeau în fiecare lună. În ultimii ani mai mulți oameni m-au întrebat cum să „citească” balanța contabilă. Acesta este rolul acestui articol iar explicațiile îmi propun să fie cât mai simple și pe înțelesul a cât mai multor oameni.  În mod sigur astfel de cunoștințe te ajută dacă ești implicat în lumea afacerilor.

Ce este balanța contabilă?

Balanța contabilă este o imagine a unei firme la un moment dat. Practic, dacă știm s-o interpretăm, ea ne spune situația respectivei firme. Dacă avem cunoștințe mai solide de a o interpreta, ne poate spune povestea respectivei companii. Pe baza balanței contabile se întocmește bilanțul contabil semastrial și anual.   În balanță vom găsi o serie de conturi cu diferite sume înregistrate în dreptul fiecăruia. De regulă balanța contabilă are 4 serii de egalități adica 4 coloane principale, fiecare cu două subcoloane – debit și respectiv credit. Aceste serii de egalitați sunt 1. Solduri inițiale (soldurile de început de an), 2. Rulajul curent (rulajul luni respective), 3. Total sume (rulajele lunior precedente cumulate cu soldul inițial) 4. Sold final (sumele la sfârșitul perioadei la care se referă balanța respectivă). În unele balanțe se găsește și o a 5-a coloana cu Rulaj cumulat reprezentand rulajul total al lunilor precedente fără a include soldurile de început. Adică mișcările înregistrate pe respectivele conturi.

La ce să ne uităm când interpretăm o balanță contabilă?

1. Firma și perioada la care se referă. De regulă această înformație apare în antetul balanței. De obicei balanța contabilă se întocmește lunar.

2. Să fie completă. Balanța contabilă începe cu conturile din clasa 1 și se termină cu cele din clasa 7. Deci ar trebui ca primul cont din balanța să fie de tipul 1xx(x)  (ex: 1012 – Capital subscris vărsat) iar ultimul de tipul 7xx (ex: 767 – Venituri din dobânzi).

3. Daca firma are activitate. Este nevoie pentru aceasta să urmărim dacă există sume înregistrate în coloana aferentă rulajului curent.  Dacă exista sume, firma are activitate. Volumul activității depinde de numarul de conturi care înregistrează mișcari. De exemplu o firma poate avea doar câteva facturi de utilități în fiecare luna și se consideră a avea activitate. Aceiași firmă poate avea unul sau mai mulți angajați și astfel crește volumul activitații. Mergând mai departe aceiași firmă poate fae achiziții și vânzări, poate face plață cu numerar sau prin virament bancar ș.a.m.d

4. Ce fel de firmă este. Aici vorbim de domeniul de activitate al firmei care poate fi comerț, producție sau servicii. Bineînțeles, o firma poate activa în mai multe domenii. De exemplu un producător de mobilă care are și magazine de desfacere. Ca să ne dăm seama de specificul firmei, ne uităm la clasa de venituri, conturile care încep cu cifra 7. De regulă obiectul principal de activitate este indicat de contul cu rulajul cel mai mare. O firmă care face producție va avea rulaje pe contul 701. O firmă de comerț va aea rulaje pe contul 707. O firmă de prestări servicii va avea rulaje ale contului 704. Pe lângă aceste tipuri de venituri, firmele mai pot avea și alte tipuri de venituri cum ar fi cele din dobânzi, din diferențe de curs valutar, din subvenții, etc.

5. Dacă firma are angajați sau nu. Acest lucru se poate urmări foarte simplu văzând dacă conturile 641 și 421 înregistrează mișcare în luna curentă.

6. Dacă firma înregistrează profit sau pierdere. Pentru aceasta ne uităm la soldul contului 121 (ultima coloană din dreapta, coloana de solduri finale). Dacă soldul contului 121 este creditor firma înregistrează profit. Dacă soldui este debitor firma înregistrează pierdere.

7. Dacă firma e platitoare de TVA sau nu. Și dacă da, are TVA de plată sau de recuperat. Companiile pot opta la inființare pentru a fi sau a nu fi platitoare de TVA. Poți fi neplatitor de TVA dacă cifra ta de afaceri este sub plafonul de 35.000 euro. Atenție! Se ia în calcul cursul de la data aderării României la UE 1 EUR= 3,3817 RON (adica 119.000 RON).  Peste acest plafon trebuie să te înregistrezi ca plătitor de TVA.  Pentru a vedea situația unei firme din punctul de vedere al TVA-ului ne uitam la conturile 4423, 4424, 4426, 4427. Daca firma e platitoare de TVA va avea aceste conturi în balanța contabilă. Poți fi plătitor de TVA lunar sau trimestrial. Te încadrezi la plătitor de TVA trimestrial dacă cifra ta de afaceri este mai mică de 100.000 euro și dacă nu ai efectuat achiziții intracomunitare. Dacă cifra ta de afaceri depășește 100.000 euro (la cursul din 31 decembrie anul precedent) sau dacă firma a efectuat achiziții intracomunitare indiferent de cifra de afaceri, ești plătitor de TVA lunar.
Conturile 4426 și 4427 nu au sold în balanță ( la sfârșit de lună sau trimestru  în funcție de cum plătești TVA-ul) ele se închid transferându-si rulajul asupra conturilor 4423 și 4424 operațiune numită regularizarea TVA-ului.   Doar unul din cele doua conturi (4423 respectiv 4424) trebuie să aibă sold final. Dacă în balanță  contul 4423 înregistrează sold final creditor atunci firma are de plata suma respectivă către stat. Dacă însă în balanță avem sold final deitor al contului 4424, atunci avem de recuperat ca și TVA suma respectivă.

8. Bunuri mobile și imobile ale firmei. Pentru aceasta ne uităm la clasa 2 de conturi dacă exista în balanță și au sold final. O firmă poate avea diverse licențe cumpărate (contul 205), poate avea clădiri (contul 212), echipamente și mașini (contul 213), mobilier (contul 214).

9. Numerar și conturi la bănci. Pentru a vedea numerarul disponibil șa finalul lunii respective ne uităm la soldul contulul 531 – Casa în lei. Acesta trebuie să fie în mod obligatoriu debitor. Pentru a vedea situația banilor din conturile de la bănci, ne uităm la soldurile finale de tiul 512x – Conturi curente la banci. Dacă soldul final al acestora este debitor, suma respectivă reprezintă disponibilul din acel cont.

10. Dacă firma are credite la bănci. Creditele pot fi pe termen scurt –linii de credit (contul 519 are sold final creditor) și mai pot fi credite pe termen lung (contul 162 va avea sold final creditor). Sumele înscrise reprezintă valoarea creditelor respectivei firme către bănci, uneori și firme de leasing. De avut în vedere că, dacă contul 512 are sold final creditor, suma respectivă reprezinta, de asemenea, o datorie a firmei către bancă.

11. Aporturile asociaților. De multe ori asociații dintr-o firmă împrumuta firmei (o creditează) anumite sume de bani necesare desfășrării activității. Pentru a vedea valoarea acestor sume ne uităm la rulajele și soldul aferente contului 455. Soldul final al acestui cont trebuie să fie creditor iar suma respectivă reprezintă aportul asocaților în firmă.

Mai jos este un tabel care explică foarte pe scurt semnificația soldului final al fiecărui cont din balanță.

contul sold final explicatie
121 creditor reprezinta profitul societatii
debitor reprezinta pierderea societatii
1621 creditor reprezinta credite bancare pe termen lung
201-207 debitor reprezinta imobilizarile necorporale ( licente soft,cheltuieli constituire, fond comert, brevete)
211 debitor reprezinta valoarea terenurilor detinute de societate
212 debitor reprezinta valoarea la pret de intrare (sau reevaluare) a constructiilor, cladrililor
213 debitor reprezinta valoarea la pret de intrare (sau reevaluare) a masinilor, utilaje,mijloace de transport
214 debitor reprezinta valoarea la pret de intrare (sau reevaluare) a mobilierului, aparatura birotica
231 debitor reprezinta mijloace fixe in curs de executie(constructii, amenajari, masini ,utilaje)
280-2814 creditor reprezinta amortizarea imobilizarilor , a mijloacelor fixe
301-302 debitor reprezinta stocurile aflate la sfarsitul lunii in stoc
303 debitor reprezinta obiectele de inventar aflat la sfarsitul lunii in stoc
341 debitor reprezinta semifabricate la sfarsitul lunii in stoc
345 debitor reprezinta produsele finite aflate la sfarsitul lunii in stoc
371 debitor reprezinta marfa aflata la sfarsitul lunii in stoc
401 creditor reprezinta datoria fata de furnizori
409 debitor reprezinta avansurile acordate furnizorilor
4111 debitor reprezinta valoarea clientilor de incasat
4118 creditor reprezinta valoarea avansurilor incasate de la clienti
421 creditor reprezinta valoarea salariilor
425 debitor reprezinta valoarea avansurilor acordate salariatilor
4311 creditor
4312 creditor
4313 creditor
4314 creditor contributii de asigurari sociale, impozit pe salarii si comision ITM de achitat
4477 creditor
4371 creditor
4372 creditor
43111 creditor
43131 creditor
444 creditor
4411 creditor impozit pe profit de achitat
4411 debitor impozit pe profit achitat in plus
4423 creditor reprezinta TVA de plata
4424 debitor reprezinta TVA de recuperat
4426 debitor reprezinta TVA dedus (achizitii)
4427 creditor reprezinta TVA colectat ( vanzari)
455 creditor reprezinta banii personali depusi de asociati
457 creditor reprezinta valoarea dividendelor de platit asociatilor
461 debitor reprezinta valoarea debitorilo de incasat
462 creditor reprezinta datoria fata de creditori
5121 debitor reprezinta suma existenta in contul bancar
5311 debitor reprezinta suma existenta in casa
5328 debitor reprezinta valoarea tichetelor de masa neacordate salariatilor
542 debitor reprezinta avansurile in numerar acordate salariatilor, asociatilor pt diverse cheltuieli
5191 creditor reprezinta soldul liniile de credit neachitate

 

Cum poți simplu sa-ți dai seama de unele erori în balanța contabilă?

Poți verifica cateva lucruri pentru a vedea rapid dacă balanța e una cu erori.
Verifică finalul balanței. Întotdeauna în coloane sumele din debit trebuie să fie egale cu cele de pe credit (cum le spune și numele -serii de egalități).
Conturile de cheltuieli și de venituri (cele care încep cu cifra 6, respectiv 7) nu au voie să aibă sold final.
Unele conturi înregistrează mișcările fără a avea însă la sfârșitul lunii în balanța contabilă sold final. Astfel de conturi sunt 581, 4426, 4427 ( la sfârșit de lună sau trimestru  în funcție de cum plătești TVA-ul).

Acestea sunt noțiuni de bază care pot fi aprofundate. În funcție de porgramul contabil cu care sunt făcute balanțele contabile pot să difere ca formă însă conținutul ar trebui să fie același.

Sursa