Contabilitate pentru e-commerce: stocuri, curieri, procesatoare

E-commerce-ul e contabilitate de volum cu bani care circulă prin intermediari: stocuri care intră și ies, sute de comenzi mici, rambursuri încasate de curieri, plăți online reținute de procesatoare. Evidența corectă înseamnă că vânzările, stocurile și banii se reconciliază între ele lună de lună. Dacă cele trei nu bat, profitul din raport e o părere.

• Gestiunea stocurilor — fiecare intrare (NIR) și ieșire, cu cost de achiziție — baza profitului real pe produs și a inventarelor fără surprize
• Curierii și rambursul — borderourile sparte pe comenzi: încasat, refuzat, comision — reconciliate cu vânzările din platformă
• Procesatoarele de plăți — sumele brute din vânzări vs. sumele nete virate (minus comisioane) — fiecare decontare, înregistrată corect
• Casele de marcat și bonurile — configurate corect pe fiecare mod de încasare — online, ramburs, fizic

• —Stocul din contabilitate nu bate cu cel din depozit la inventar
• —Nimeni nu poate spune cât din ramburs e încasat și cât e „pe drum"
• —Comisioanele curierilor și procesatoarelor nu apar nicăieri distinct
• —Profitul pe hârtie crește, dar cash-ul scade — și nimeni nu explică de ce
• —TVA-ul de plată e o surpriză lunară, deși vânzările sunt previzibile

Volumele mari amplifică orice neglijență: o eroare mică pe comandă × mii de comenzi = o gaură reală. De aceea, la magazine online, balanța citită lunar nu e un moft — e instrumentul de supraviețuire.

• ✓Reconciliere lunară: vânzări din platformă ↔ încasări curieri/procesatoare ↔ bancă
• ✓Gestiune de stocuri ținută la zi, cu NIR-uri pentru fiecare intrare
• ✓TVA calculat pe cotele corecte per categorie de produs
• ✓Balanță lunară livrată + explicarea diferențelor față de rapoartele platformei
• ✓Taxele comunicate înainte de scadență — la volume mari, cash-flow-ul e rege

De ce e contabilitatea unui magazin online mai complexă decât a unei firme de servicii?

Trei motive: gestiunea stocurilor (fiecare produs intrat și ieșit, cu cost), volumul de tranzacții mici (sute sau mii de comenzi, nu 10 facturi) și banii care circulă prin intermediari — curieri cu ramburs, procesatoare de plăți — care trebuie reconciliați cu vânzările, comandă cu comandă.

Ce e reconcilierea cu curierii și de ce contează?

Curierul încasează rambursul de la client și ți-l virează la grămadă, minus comisioanele. Contabil, fiecare borderou trebuie spart înapoi pe comenzi: ce s-a încasat, ce s-a refuzat, ce comision s-a reținut. Fără reconciliere, diferențele dintre vânzări și încasări se adună tăcut — și nimeni nu știe câți bani lipsesc de fapt.

Am nevoie de casă de marcat pentru magazinul online?

Depinde de cum încasezi: regulile diferă între plata online cu cardul, ramburs prin curier și ridicare din magazin fizic. E o întrebare de configurat corect la început, cu contabilul — configurația greșită se sancționează.

Cât costă contabilitatea unui magazin online?

La Conion, peste tariful de bază se adaugă transparent exact factorii e-commerce: 100 lei/gestiune de stocuri, 150 lei/casă de marcat, 90 lei/procesator de plăți și 5 lei/factură peste cele incluse. Grila completă e publică — vezi ghidul de prețuri sau calculatorul online.

Cifra exactă pentru magazinul tău: calculatorul de tarif are câmpuri dedicate pentru gestiuni, case de marcat și procesatoare.